Bedrijfsvoering

Dienstverlening
Meer en meer wordt uitvoering gegeven aan het dienstverleningsconcept en onze servicenormen. Iedere dag wordt er gewerkt aan onze bereikbaarheid, de klant centraal stellen en de verbinding te zoeken.
In navolging hierop wordt er in 2022 een klanttevredenheidsonderzoek gestart waarin de wensen van onze klanten centraal staan. Dit met als doel om niet voor de klant te denken, maar hun inbreng als uitgangspunt te nemen.
Daarnaast wordt er hard gewerkt aan de modernisering van onze dienstverlening. Zo zal er naast de bestaande kanalen (balie, telefoon en email) ook een live chat op onze website geïmplementeerd worden en sluiten we in 2022 nog aan op de berichtenbox van MijnOverheid.
De inzet op het schrijven van duidelijke taal wordt gecontinueerd en ook blijft het management sturen op tijdige beantwoording van vragen van inwoners, bedrijven en verenigingen, ongeacht via welk kanaal deze binnen komen.

I&A
Informatiebeleid
In 2021 is het nieuwe informatiebeleidsplan 2021-2023 vastgesteld in zowel Gemert-Bakel als Laarbeek. Naast het informatiebeleidsplan is ook een uitvoeringsplan, het projectenportfolio, opgesteld.
Om dit projectenportfolio voor beide gemeenten goed te kunnen volgen en te kunnen sturen is een portfolioraad actief, waarin zowel beide gemeentesecretarissen als diverse managers deelnemen. Samen beoordelen zij, op advisering van de informatiemanagers, nieuwe aanvragen of wijzigingen in het projectenportfolio. Op deze manier kunnen we transparant en beheersbaar werken.
Het informatiebeleid  bestaat uit onderstaande thema's. Per thema gelden wettelijke verplichtingen, maar zijn er eveneens landelijke ontwikkelingen en gemeentelijke ambities.
De thema's in het informatiebeleid zijn:
- Moderne dienstverlening
- Architectuur
- Datamanagement
- Flexibele organisatie
- Regie op beheer

Toekomstbestendigheid ICT - dienstverlening
Het ICT-datacenter, dat in 2019 nog compleet vernieuwd is, biedt tot 2024 nog een goede basis om te kunnen anticiperen op alle veranderingen die op ons afkomen. Eind 2021 is gestart met een ICT-onderzoek om te kijken hoe we het ICT-beheer in de toekomst het beste in kunnen gaan richten. De ICT-inrichting wordt namelijk steeds complexer en veiligheid en privacy gaan een steeds grotere rol spelen. De resultaten van het ICT-onderzoek zullen begin 2022 worden gepresenteerd.

• Balans tussen bestuurlijke ambities en operationele capaciteit;
• Inzet van de organisatie en het bestuur om op een open en professionele wijze te communiceren met onze klanten;

• Samenwerking moet aantoonbaar bijdragen aan: kostenbeheersing, kwaliteit van de dienstverlening en vermindering van de kwetsbaarheid van de organisatie.

Corona en bedrijfsvoering
Ook in 2021 heeft de wereldwijze pandemie impact gehad op onze bedrijfsvoering, maar minder dan in 2020. Medewerkers zijn gewend geraakt aan thuiswerken, digitale bijeenkomsten en andere vormen van samenwerking. Sommige interactieve bijeenkomsten met inwoners zijn uitgesteld, omdat afgewogen is dat de aard van het overleg vroeg om daadwerkelijk samenkomen van mensen. Wij kunnen stellen dat onze bedrijfsvoering voor het grootste gedeelte gewoon door is gegaan in 2021 en dat de dienstverlening, producten, ondersteuning en advisering op een onverminderd hoog niveau is doorgezet. Daar zijn wij nog steeds trots op en toont aan dat er een hoge mate van veerkracht is bij onze medewerkers, onze bestuurders en onze bedrijfsvoering. Als organisatie blijven we het op dat vlak goed doen met een laag ziekteverzuim en goede scores in een medewerkerstevredenheidsonderzoek. We hebben we goed gedaan met elkaar!
In de afzonderlijke corona-paragraaf wordt vanuit meerdere invalshoeken de impact van corona belicht, aangezien de impact van de maatregelen onze gemeenschap, inwoners en ondernemers hard geraakt heeft.

Interne organisatieontwikkeling: Werken met een lach
Het afgelopen jaar zijn veel resultaten bereikt, waarvan we de successen eind van het jaar met de organisatie ook gedeeld en gevierd hebben. De invulling van het programma 'Werken met een lach' , is het afgelopen jaar samen met medewerkers en management verder vorm gegeven.

Door wisselingen in het managementteam zal de concrete vertaling in verdergaande acties in 2022 plaatsvinden. In 2021 zijn er al een aantal quickwins direct gerealiseerd, zoals onder andere verbeterslagen in duidelijke taal, opzet portefolioraad ICT projecten in samenwerking met Gemert-Bakel en onderzoek naar regeldruk.

De drie genoemde doelstellingen kunnen ook een spanningsveld geven. Een streven om balans in de drie doelstellingen te houden is belangrijk. Dit kan ons helpen om steeds opnieuw de juiste keuzes te maken en daarbij dan het gesprek te voeren, elkaar scherp te houden en het ook leuk te hebben met elkaar. Het is dan ook belangrijk om continu het evenwicht te zoeken in Samen Stralen, Ambities Realiseren en Continu Kwaliteit. Hierbij heeft in 2021 het zwaartepunt in de ene situatie bijvoorbeeld meer gelegen op Samen Stralen en in een andere situatie op Continu Kwaliteit en dan weer op Ambities realiseren.

Verbeteringen in instrumenten van planning en control
Qua doorontwikkeling in de bedrijfsvoering heeft 2021 ook in het teken gestaan van de doorontwikkeling van onze instrumenten van planning en control in het nieuwe systeem LIAS. Alle instrumenten worden inmiddels in LIAS gemaakt. Aan de hand van evaluaties met gebruikers zijn de instrumenten steeds verbeterd. Door deze intensieve samenwerking aan de jaarrekening, tussenrapportages en begroting van de hele organisatie gedurende een drietal tiendaagse sessies per jaar zie je in 2021 ook een veranderende manier van samenwerken met elkaar. Al met al weer een erg mooi jaar voor planning en control in 2021.

De afgelopen periode zijn de opgaven van onze gemeente flink toegenomen, waardoor onze ambtelijke organisatie in 2021 is gegroeid naar 114,55 fte. Een platte, slagvaardige organisatie, die veel vacatures op de krapper wordende arbeidsmarkt op een goede manier heeft kunnen invullen. Daarnaast maken we gebruik van een flexibele schil voor specifieke expertise of ter overbrugging van tijdelijke uitval of vertrek van medewerkers.
Het is en blijft belangrijk om goed personeel aan te trekken en ons huidige personeel te boeien en te binden. Door corona hebben we elkaar in 2021 minder 'live' ontmoet, maar we weten elkaar nog steeds goed te vinden en zorg te dragen voor mooie beleidsstukken, klantgerichte dienstverlening en actief de gemeenschap te betrekken in ons werk.

In programma 6 is cijfermatig toegelicht dat het voordeel op de bestaande personeelsformatie door verschillende vacatures per saldo € 449.000 is met daar tegenover een nadeel op de kosten van inhuur van per saldo € 519.000. Hierdoor ontstaat dus een beperkt incidenteel nadeel in 2021.

Overzicht vaste formatie gemeente Laarbeek

Budget personeel incidenteel
Naast inhuur in verband met capaciteitsproblemen (door bijvoorbeeld ziekte, wensen etc.) wordt uit de post personeel incidenteel ook het personeel betaald dat tijdelijk wordt ingezet in afwachting van bezetting van vacatures. Het salaris wat niet wordt betaald aan vaste formatie (de zogenaamde onderuitputting) is in de onderstaande tabel niet betrokken en vormt de tegenhanger van de overschrijding. De post personeel incidenteel alleen is namelijk te laag om de duurdere inhuur te kunnen betalen en door de inzet van de vrijvallende vacaturegelden, biedt dit meer ruimte.

Opleiden
Het opleidingsbudget is gekoppeld aan de loonsom. In 2021 is € 120.000 beschikbaar gesteld om aan opleidingen te besteden. De meeste opleidingen zijn gewoon doorgegaan, weliswaar soms in aangepaste vorm. Het platform van e-learning voor de hele organisatie, de Laarbeek Academie, wordt gebruikt als belangrijke middel voor opleidingen op maat. We vinden het belangrijk om medewerkers de ruimte te geven om zich blijvend te scholen, zeker ook in het licht van binden en boeien van ons personeel. Uiteindelijk zijn in 2021 meer middelen uitgegeven dan begroot, die afgedekt zijn uit de hiervoor beschikbare reserve 'opleidingen en ontwikkelen.   

Informatiebeveiliging & Privacy
Informatiebeveiligingsorganisatie
In de eerste helft van 2021 was de functie van Privacy Officer vacant en werd de functie van  Chief Information Security Officer (CISO) via inhuur ingevuld. In juli en december 2021 zijn 2 Privacy Officers/CISO’s (Chief Information Security Officers) aangetrokken voor de gemeenten Gemert-Bakel en Laarbeek.

Functionaris Gegevensbescherming
De Functionaris Gegevensbescherming (FG) houdt intern toezicht op de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere wet- en regelgeving over bescherming van persoonsgegevens. In 2021 heeft de FG de AVG-implementatie getoetst en hierover gerapporteerd. De FG heeft geconstateerd dat er nog stappen gezet moeten worden om de AVG verder te implementeren. De FG heeft met prioriteit aanbevolen om de PO en FG tijdig te betrekken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens zodat privacyrisico’s in een vroeg stadium gesignaleerd, aangepakt of voorkomen kunnen worden. Daarnaast om aanvullende maatregelen te treffen om de impact van cyberaanvallen te verkleinen en maatregelen te treffen om te gaan voldoen aan de verplichtingen uit de Wet Politiegegevens.

Informatiebeveiligingsbeleid en informatiebeveiligingsplan
Per 1-1-2020 is de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) van kracht gegaan. In 2020 is er een zogenaamde GAP-analyse BIO uitgevoerd zodat in beeld is gebracht in hoeverre de organisatie wel of niet voldoet aan specifieke controls en maatregelen uit de BIO. Controls en maatregelen die nog niet zijn geïmplementeerd zijn geanalyseerd en opgenomen in een informatiebeveiligingsplan. Met dit informatiebeveiligingsplan kan de organisatie elk jaar een stapje vooruit zetten om te gaan voldoen aan de BIO. In 2021 zijn enkele stappen gezet zoals het opstellen van een calamiteitenplan en een incidentmeldingprocedure.

Bewustwording
Er is in 2021 aandacht geweest voor het verbeteren van bewustwording onder medewerkers. Zo konden alle medewerkers een e-learning digitale veiligheid volgen.

Datalekken en beveiligingsincidenten 2021
De landelijke Informatiebeveiligingsdienst (IBD) is in het leven geroepen om gemeenten te ondersteunen bij en informeren over informatiebeveiliging. Gemert-Bakel is hierbij aangesloten en ontvangt van de IBD bijna dagelijks beveiligingswaarschuwingen over beveiligingslekken in software. Deze meldingen zijn allemaal afgehandeld.
In 2021 zijn er 21 meldingen gemaakt van datalekken. Na intern onderzoek zijn er 9 datalekken gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In de meeste gevallen ging het om het per abuis versturen van persoonsgegevens naar een onjuist adres via post of e-mail. Betrokkenen zijn geïnformeerd als de aard van het datalek daar aanleiding toe gaf.

ENSIA 2021
De zelfevaluatie ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) helpt gemeenten jaarlijks verantwoording af te leggen over informatieveiligheid gebaseerd op de normen die gelden voor de BIO. Uit de zelfevaluatie ENSIA van 2021 bleek dat nog niet alle normen gehaald zijn. Deze punten worden opgepakt.
De zelfevaluatie ENSIA levert op het eind van ieder jaar een grote werkbelasting op. Om dit te verbeteren wordt voor het komend jaar een geautomatiseerde aanpak onderzocht.